¿Cuánto tiempo hemos de guardar la documentación del negocio?

Durante cuánto tiempo está obligado un empresario o profesional a guardar sus facturas, libros y otros tipos de justificantes de su actividad?

A efectos prácticos les aconsejaríamos que si tienen posibilidad no los tiren nunca, y decimos esto porque:


1) Desde el punto de vista mercantil

Del Código de Comercio se deriva la obligación de conservar durante seis años desde el último asiento de ejercicio todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil. Obligación que se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad.

2) Desde el punto de vista fiscal

En cuanto a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contar desde el momento en que presenta el mismo.
Aun así, como ya hemos dicho, la normativa mercantil exige que la documentación se conserve durante el plazo de los seis años y por lo tanto la Agencia Tributaria, a efectos de información, puede pedir documentación de hasta 6 años.

No obstante la norma general de los 4 años hay otros plazos a los que debemos prestar atención:

 

  • Si Hacienda interviene para revisar los impuestos en el plazo de los cuatro años de prescripción o el contribuyente presenta una declaración complementaria, el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo después de esta interrupción.
  • Si se trata de facturas de una activo que es amortizable se conservarán hasta que esta totalmente amortizado y 4 años más.
  • Cuando haya pérdidas en el ejercicio correspondiente a los documentos, la obligación de conservarlos extiende a un plazo de al menos diez años.


3) Desde un punto de vista laboral

El plazo general también es de 4 años pero recuerde que toda la documentación «contractual» referida a un trabajador deberá conservar mientras éste preste sus servicios en la empresa y 4 años más.

4) Atendiendo a la prevención de blanqueo de capitales

Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 (promotoras, APIs, auditores, asesores fiscales y contables, notarios, registradores, abogados, procuradores , joyeros, anticuarios … el plazo de conservación es de diez años.

Barcelona, marzo de 2020

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